Facturation freelance : le guide complet

Une facture non conforme = paiement refusé par le client (ou pire : redressement fiscal). Voici comment facturer en respectant toutes les obligations légales.

Les 15 mentions obligatoires

Toute facture doit comporter 15 mentions obligatoires minimum :

Numérotation : les règles strictes

Le numéro de facture doit être unique, chronologique et sans trou.

Format recommandé :

• 2025-001, 2025-002, 2025-003
• Ou : F20250001, F20250002, F20250003

❌ Interdit :

• Sauter un numéro (001, 002, 004)
• Revenir en arrière (001, 002, 001)
• Dupliquer un numéro

TVA : que mentionner selon votre régime ?

Si vous êtes en franchise de TVA

Vous devez mentionner sur chaque facture :

"TVA non applicable, art. 293 B du CGI"

Vous facturez en HT = TTC (pas de TVA à ajouter).

Si vous êtes assujetti à la TVA

Vous devez faire apparaître :

• Montant HT
• Taux de TVA applicable (20 %, 10 %, 5,5 %)
• Montant de TVA
• Montant TTC

Exemple :

Prestation de conseil web - 5 jours Montant HT : 3 000 € TVA (20 %) : 600 € Montant TTC : 3 600 €

Pénalités de retard : obligatoires

Vous devez mentionner sur chaque facture :

"En cas de retard de paiement, application de pénalités de retard au taux de X % (soit 3 fois le taux d'intérêt légal) ainsi qu'une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement."

Taux 2025 :

• Taux d'intérêt légal : ~2,06 %
• Pénalités de retard minimum : 3 × 2,06 % = 6,18 % annuel

Vous pouvez appliquer un taux supérieur (8 %, 10 %, 12 %), mais jamais inférieur.

Conditions de paiement : soyez clair

Mentionnez toujours :

• Délai de paiement (ex : "Paiement à réception", "Paiement à 30 jours", "Paiement à 60 jours fin de mois")
• Mode de paiement (virement, chèque, CB)
• Coordonnées bancaires (IBAN, BIC)

Exemple :

"Paiement à 30 jours par virement sur le compte suivant :
IBAN : FR76 XXXX XXXX XXXX XXXX XXXX XXX
BIC : XXXXXXXX"

Acomptes et factures d'acompte

Si vous demandez un acompte (30 %, 50 %), vous devez émettre une facture d'acompte avec toutes les mentions obligatoires.

Exemple :

Facture d'acompte n° 2025-012 Acompte de 30 % sur mission de refonte site webMontant total mission : 10 000 € HT Acompte 30 % : 3 000 € HT TVA (20 %) : 600 € Montant TTC à régler : 3 600 €

Puis, à la livraison, vous émettez la facture de solde :

Facture de solde n° 2025-045 Refonte site web - SoldeMontant total mission : 10 000 € HT Acompte déjà versé : 3 000 € HT Solde à régler : 7 000 € HT TVA (20 %) : 1 400 € Montant TTC à régler : 8 400 €

Relances impayés : mode d'emploi

J+1 après échéance : relance amiable

Email simple et courtois :

"Bonjour Nom,
La facture n° 2025-023 d'un montant de 3 600 € TTC était due le date. Je n'ai pas encore reçu le paiement.
Pouvez-vous me confirmer la date de règlement ?
Merci, Votre nom"

J+15 : relance formelle

Email plus ferme avec copie de la facture :

"Bonjour Nom,
Malgré ma relance du date, la facture n° 2025-023 (3 600 € TTC) n'est toujours pas réglée.
Conformément aux CGV, des pénalités de retard de 6,18 % s'appliquent depuis le date d'échéance, ainsi qu'une indemnité forfaitaire de 40 €.
Merci de procéder au règlement sous 5 jours.
Cordialement, Votre nom"

J+30 : mise en demeure

Lettre recommandée avec AR + email :

"Monsieur/Madame,
En l'absence de règlement de la facture n° 2025-023 (3 600 € TTC + pénalités), je vous adresse une mise en demeure de payer sous 8 jours.
À défaut, je serai contraint d'engager une procédure de recouvrement judiciaire.
Cordialement, Votre nom"

J+45 : injonction de payer

Déposez une requête en injonction de payer au tribunal de commerce (25 € de frais).

Avoir (facture d'avoir) : quand et comment ?

Si vous devez rembourser un client (erreur de facturation, annulation, réduction), émettez une facture d'avoir (= facture négative).

Mentions obligatoires :

• Numéro d'avoir unique (série à part)
• Référence à la facture initiale
• Montant à créditer (en négatif)

Exemple :

Facture d'avoir n° A2025-003 Référence facture initiale : F2025-045Annulation prestation du date : -1 000 € HT TVA (20 %) : -200 € Montant TTC à créditer : -1 200 €

Logiciels de facturation recommandés

Checklist facture conforme

✅ Numéro unique et chronologique
✅ Date d'émission et date de prestation
✅ Identité complète du vendeur (SIRET, RCS, APE)
✅ Identité complète du client
✅ Description détaillée de la prestation
✅ Prix HT, taux TVA, montant TVA, prix TTC (ou mention franchise)
✅ Conditions de paiement et délai
✅ Coordonnées bancaires (IBAN, BIC)
✅ Pénalités de retard (taux + 40 €)
✅ Escompte éventuel

Conclusion

Une facture conforme, c'est :

• Légal : vous évitez les redressements fiscaux
• Professionnel : vous rassurez vos clients
• Efficace : vous êtes payé plus vite

Ne facturez jamais « au feeling » avec un Word bricolé. Utilisez un logiciel ou un modèle conforme.

Pour aller plus loin :

• Trésorerie freelance
• TVA indépendant
• Charges déductibles